Adjoint(e) administratif(ve) de chantier

Assistant(e) administratif(ve) de chantier

Le Groupe Laframboise est à la recherche d'un(e) assistant(e) administratif(ve) de chantier expérimenté(e) en administration de la construction industrielle. Il s'agit d'un poste à temps plein situé dans notre bureau de Syracuse, NY, aux États-Unis.

Le Groupe Laframboise est un fabricant et un entrepreneur industriel spécialisé dans la réalisation de travaux de tuyauterie, de charpente métallique, de tôlerie, de mécanique industrielle, de réservoirs et de cuves, d'électricité et d'instrumentation. Nous avons des bureaux à Long Sault (Ontario), à Syracuse (NY) et à Bartow (FL), et nous réalisons des travaux dans l'ensemble des États-Unis et du Canada continentaux.

Description du poste :

• Soutenir les projets du Groupe Laframboise, le chef de projet et/ou le surintendant de projet sur notre site de Syracuse.
• Ce poste joue un rôle crucial dans la classification et la conservation ordonnée des documents physiques et électroniques, et agit comme liaison entre le chantier et les différents services administratifs de notre siège social situé à Long Sault, en Ontario.
• Les fonctions administratives générales de bureau comprennent, sans s'y limiter, la gestion du courrier, le classement, la réponse au téléphone, la tenue des tableaux d'affichage et d'avis, la rédaction des procès-verbaux de réunion et l'assistance aux demandes des clients.

Responsabilités :

• Établir et maintenir un système de gestion des documents physiques et électroniques liés à un chantier de construction.
• Classer les documents par catégorie, les archiver, les récupérer et les distribuer facilement.
• Tenir à jour les registres de contrôle des documents, les plans et devis, les addenda, y compris les MTR (Material Transfer Records).
• Préparer, soumettre et suivre les soumissions des fournisseurs et les dessins d'atelier auprès des clients et des fournisseurs.
• Préparer les dossiers de clôture et de remise des travaux pour les clients.
• Impression et finition des documents.
• Compilation des rapports quotidiens requis.
• Administration de la paie : collecte des feuilles de temps pour le projet, examen de la main-d'œuvre, des heures, du codage et correction des erreurs.
• Soumission de la paie au siège social pour traitement.
• Soumettre les trousses de nouvel employé, les changements de statut d'employé, les mises à jour d'adresse et bancaires, et les documents de cessation d'emploi, en s'assurant qu'ils sont exacts et complets et accompagnés de toutes les approbations requises.
• Commander et gérer les fournisseurs, organiser l'entretien de l'équipement et organiser la zone de travail.
• Préparer les bons de commande et tenir à jour les bordereaux d'expédition pour les commandes de matériel. Soumettre les documents originaux au siège social pour traitement.
• Réceptionner les matériaux sur le site selon les besoins, avec la capacité de soulever et transporter jusqu'à 14 kg (30 livres) sur de courtes distances.
• Aider à maintenir la documentation relative à la qualité et à la sécurité pour assurer la conformité, y compris l'exhaustivité, la signature et la date.
• Coordonner et maintenir la documentation de formation.
• Coordonner les horaires de formation.
• Gérer et rapprocher la petite caisse et les comptes de dépenses.
• Coordonner avec les fournisseurs locaux pour les enlèvements et les livraisons.
• Maintenir la confidentialité des informations relatives aux employés, aux clients et aux candidats.
• Soutenir le chef de projet, le surintendant de projet et le coordonnateur de projet selon les besoins.
• Communiquer au besoin les retards, les problèmes, la main-d'œuvre et les changements pouvant avoir une incidence sur le chantier ou le projet.
• Autres tâches selon les besoins

Compétences et expérience

• Diplôme d'études secondaires (DES) ou équivalent (GED) requis.
• Expérience administrative antérieure exigée.
• Une expérience en construction industrielle, en construction lourde ou similaire est un atout.
• Maîtrise des produits Microsoft Office 365. L'expérience de Teams et de SharePoint est un atout.
• Excellentes compétences en communication verbale et écrite en français.
• Faire preuve de discrétion et de jugement indépendant lors du traitement des informations quotidiennes.
• Excellentes compétences en gestion du temps pour planifier, organiser et prioriser les tâches et les responsabilités afin de respecter les échéances et de s'adapter aux changements de priorités.
• Capacité à travailler en collaboration à tous les niveaux, à respecter les engagements et à être axé sur les résultats.
• Capacité à effectuer un travail avec une grande précision et un souci du détail.
• Capacité à travailler sous pression pour respecter les échéances.
• Capacité à travailler en dehors des heures normales, si nécessaire.
• Aptitude et volonté de voyager selon les besoins.
• Doit être capable de se déplacer pour accomplir une tâche ou de passer d'un chantier à un autre.
• Capacité à utiliser les outils liés au travail et le véhicule de l'entreprise ; nécessite un permis de conduire valide avec un dossier de conduite vierge. L'expérience de chariot élévateur est un atout.

Formation privilégiée

• Baccalauréat dans un domaine administratif connexe (avantageux).

Salaire et avantages sociaux

• Salaire concurrentiel, en fonction de l'expérience (échelle de 25 $ à 30 $ l'heure)
• Poste horaire avec heures supplémentaires rémunérées
• Programme complet d'avantages sociaux

Le Groupe Laframboise est un employeur souscrivant au principe de l'égalité d'accès à l'emploi et un milieu de travail sans drogue. Tous les candidats qualifiés seront pris en considération pour un emploi, sans égard à la race, la couleur, le sexe, l'orientation sexuelle, l'identité sexuelle, la religion, l'origine nationale, le handicap, le statut d'ancien combattant ou tout autre statut protégé par la loi.

Doit être légalement autorisé à travailler aux États-Unis.